Overvejer du Robotic Process Automation? Hvor er det bedst at starte?

Virksomheders konstante fokusering på at forbedre deres arbejdsprocesser har gjort at RPAs såkaldte ”bots” har vundet indpas i mange virksomheder. Dette på trods af mange års investeringer i integrerede automatiseringsløsninger. Specielt på de finansielle processer såsom fakturahåndtering kan man se at flere har udvidet deres løsninger med softwarerobotter for at afskaffe manuel interaktion og dermed sikre yderligere automatisering af processen. For hver procentdel virksomheden kan automatisere sine processer yderligere, opnår de forbedret ROI.

Virksomheder som i dag har taget RPA i brug, har alle opnået forbedringer på automatiseringsfronten af deres nuværende processer, men de har sikkert også erfaret at RPA alene ikke kan forny processerne. Fremadrettet bør virksomheder nytænke deres processer og her vil man få god gavn af endnu en teknologi ”Document Capture Automation” (DCA) også kaldet intelligent capture. Disse 2 teknologier tilsammen kan effektivisere og optimere kunderelaterede processer væsentligt.

Før du går i gang med RPA, er det en god idé at starte med de lavt hængende frugter. Find de bedst egnede processer til automatisering, dem som har stor volumen, værdi og mange gentagne manuelle indsatser.

Med RPA kan virksomheder implementere en digital arbejdsstyrke, der kan forestå opgaver, der gentages hyppigt samt manuelle indtastninger, samtidig kan virksomhedens medarbejdere bruge deres tid til mere værdiskabende processer.

Nedenfor er listet nogle af de processer, hvor RPA med fordel kan automatisere processen, mindske ressource-, tidsforbrug og eliminere fejl.

Fakturahåndtering

  • Håndteringen af kreditorfakturaer er en tidskrævende opgave. Her kan RPA sammen med DCA (intelligent capture) sikre modtagelse af en faktura, identificere hvilken leverandør den kommer fra, finde tilhørende indkøbsordre, for derefter at gennemføre transaktionen i Accounts Payable (AP) systemet. Alt sammen uden nogen former for menneskelig interaktion. Ved afvigelser vil en “smart” RPA-robot automatisk involvere den rigtige person til at validere og rette informationen.

Ordrehåndtering

  • Ordreprocessen indeholder flere tidskrævende, manuelle opgaver: verificering af adresse, indtastning af data, udskrivning af faktura og afsendelseslabel, opdatering af lager, genbestilling, hvis varen ikke er på lager og meget mere. Hele denne proces håndterer RPA til fulde.

Planlægning af forsendelse og sporing

  • Planlægge, opdatere og rapportere forsendelsesstatus mellem forskellige interne systemer og portaler er typisk en manuel proces. RPA kan fra indkomne e-mails udtrække forsendelsesanmodninger, logge et job i planlægningssystemet og angive afhentningstider i kunde- og/eller transportportaler.

Oprettelse af nye kunder, medarbejdere, leverandører m.m.

  • Processen med at få ny kunder, leverandører, medarbejdere ombord er en proces, som er velegnet til automatisering, i det det ofte kræver en del papirarbejde, indtastningsarbejde og en del frem og tilbage kommunikation mellem virksomhed og tredje part. RPA kan håndtere hele oprettelsesprocessen inklusiv integration til diverse interne systemer.

IT-opsætning og konfigurering

  • For nye medarbejdere skal virksomhedens IT-afdeling ofte ind over for at opsætte og konfigurere deres computere med hensyn til netværk, e-mail, applikationer. Hele denne proces kan med fordel håndteres med RPA.

Vedligeholdelse af kunder, medarbejdere, leverandører m.m.

  • Data skal vedligeholdes, da de ændrer sig over tid. Det kan være en leverandør har fået ny kontaktperson eller adresse, eller opsigelse af kontrakter. RPA sikrer at data er valide og at alle systemer er opdateres i realtid.

 Rapportering

  • RPA kan samle og aggregere data i en rapport på et split-sekund i forhold til en manuel proces. Dette giver dine medarbejdere mulighed for at udforske data for at få bedre indsigt og analysere trends.

Lønprocessen

  • Arbejdet med lønprocessen kan snildt tage en fuld arbejdsdag. Man skal hente data fra forskellige forretningssystemer, der ikke taler med hinanden. Skiftende skattelove og krav til lovgivningsmæssig rapportering er med til at gøre processen tidskrævende. RPA gør det lettere at indsamle og forbinde disse data på tværs af flere systemer, som f.eks. Tidsrapportering, HR og medarbejderstyring.

Kundeforpligtelser

  • At holde sig opdateret, overholde diverse regler og love, overholde sine kundeforpligtelser – er dyrt og udfordrende. RPA kan automatisk hente, udvide og levere præcis de data virksomheden har brug for med hensyn til lovgivning, regler fra enhver intern eller ekstern kilde.

Overvågning af konkurrenter og priser

  • Sammenligninger af konkurrentpriser ved at hoppe fra hjemmeside til hjemmeside eller brug af Amazon og andre prisapplikationer er tidskrævende, men nødvendig for at holde sig orienteret om sine konkurrenter. RPA kan monitorere og agere pro-aktivt ved prisændringer i realtid, det giver væsentlige tidsbesparelser og man kan stole på prisen.
Menu