Automatización de cuentas a pagar

Los departamentos de Cuentas a pagar (AP Accounts Payable) son los responsables en asegurar que todas las facturas correctas de los proveedores son aprobadas,  procesadas y pagadas.  Desde la recepción de la factura hasta el pago de la misma y su archivo,  los errores pueden aparecer en cualquier parte del proceso.  La factura usualmente “navega” entre diferentes procesos dependiendo de las reglas de la organización,  lo que puede hacer que el proceso pueda permitir errores.

Automatizando las Cuentas a Pagar, optará a un proceso de tratamiento de facturas más rápido, eliminando altos costes operativos como penalizaciones por retraso en pagos y evitando errores durante el proceso.

Algunos procesos en Cuentas a Pagar que serán los primeros candidatos para automatizar

#01

Recepción de facturas

Las facturas de proveedores se reciben usualmente por diferentes medios y formatos como PDF, XML, JPG y papel. Automatizar las facturas entrantes,  clasificándolas, simplificará el proceso y pondrá todas las facturas en un único canal.

#02

Envio de la factura para su aprobación

Para aprobar una factura por diferentes personas dentro de su organización,  se necesita iniciar un proceso. Con un workflow automatizado, una aprobación no requerirá mucho más que unos clicks con su ratón y automáticamente la factura pasará al siguiente aprobador incluyendo sus comentarios.

#03

Captura y verificación de los datos

Una factura a menudo tiene que ser validada contra otros documentos,  incluyendo órdenes de compra e informes de recepción.  Con un proceso de captura y verificación de la información, esta será automáticamente capturada por el sistema y validada contra la información ya existente en el sistema.

Beneficios en la automatización de Cuentas a Pagar (AP)

  • Mejora de los tiempos de procesos y calidad de la información
  • Maximización de su beneficio
  • Acercamiento de sus proveedores a un modelo self-service
  • Rápida integración con procesos automáticos en su sistema de destino final/ERP
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