Accounts Payable Automatisering

Accounts Payable (AP) afdelingen dienen ervoor te zorgen dat alle leveranciersfacturen worden geboekt, goedgekeurd en betaald. Tijdens het proces van ontvangst tot betaling kunnen er verschillende fouten ontstaan. De verwerking van een factuur kent meestal verschillende stappen, afhankelijk van de regels van de organisatie, waardoor het totale proces nog fout-gevoeliger wordt.

Het automatiseren van Accounts Payable zorgt voor een snelle digitale factuurverwerking en voorkomt hoge operationele kosten, boetes voor te late betalingen en fouten die tijdens het proces kunnen ontstaan.

#01

Factuur ontvangst

Leveranciersfacturen worden ontvangen via diverse kanalen en formaten, zoals PDF, XML, (UBL, HRXML) en papier. Het automatiseren van de ontvangst, sortering en categorisering versimpelt het proces door alle facturen via één ‘trechter’ digitaal te verwerken.

#02

Data capture & matching

Facturen worden meestal gematched met andere relevante documenten, zoals inkooporders en goederenontvangsten. Door automatische data capture is alle informatie digitaal beschikbaar en kan er direct een vergelijking worden gemaakt met data uit andere informatiebronnen, zoals het ERP-systeem.

#03

Factuur goedkeuring

Een factuur wordt vaak intern gerouteerd voor goedkeuring. Met een eenvoudig configureerbare workflow wordt de factuur met een muisklik goedgekeurd, waarna de factuur vervolgens automatisch wordt geboekt. Wanneer er meerdere goedkeurders zijn wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de volgende goedkeurder, inclusief de opmerkingen van de eerdere goedkeurders.

Voordelen AP automatisering

  • Snellere doorlooptijd en compliance
  • Kostenverlaging
  • Selfservice portal voor leveranciers voor inzien factuurstatus
  • Naadloze integratie met uw ERP-systeem of andere bedrijfsapplicaties
Menu