E-facturatie

Wat gebeurt er met een volledig geautomatiseerd proces voor uitgaande en inkomende facturen? Met elektronische facturatie of E-facturatie, waarbij facturen digitaal verzonden en ontvangen kunnen worden, zien organisaties een enorme verbetering in hun vermogen om facturen efficiënt, op tijd en met zeer weinig uitzonderingen te verwerken.

Elektronische facturatie is een cruciaal onderdeel van de huidige bedrijfsvoering en is een must voor organisaties die hun strategie hebben afgestemd op big data, E-commerce en Business Intelligence. E-Facturatie heeft hoofdzakelijk betrekking op de verbetering van de interne efficiëntie en de concurrentiepositie van organisaties in de markt.

Recent onderzoek (Billentis E-invoicing rapport) wijst uit dat, het overschakelen van papieren / pdf-facturen naar een elektronische variant, een potentiële besparing tot 6,60 euro oplevert op de directe kosten.

Verzendt of ontvangt u nog steeds facturen in een envelop of als PDF-bestand? Met de E-Facturatie oplossingen van Dynatos kunnen facturen in elk gewenst formaat en via elk kanaal worden verzonden en ontvangen.

Elk formaat met E-facturatie

De oplossing van Dynatos fungeert als een trechter en stuurt alle inkomende en uitgaande facturen naar één proces. Ongeacht of documenten in enveloppen, per fax, als E-mailbijlagen, via XML, EDI, PDF of via een E-facturatieplatformen zoals Peppol, Basware of Tungsten worden verzonden of ontvangen. De oplossing haalt hier automatisch relevante documentgegevens uit en valideert deze. Vervolgens verwerkt het de informatie naar de workflow- en financiële systemen. Het resultaat is volledige controle en transparantie van uw facturen, ongeacht de bron of bestemming.

Integratie E-facturatie

Steeds meer bedrijven maken gebruik van verschillende Purchase-to-Pay (P2P), ERP- of financele systemen binnen hun organisatie. Succesvolle integratie is cruciaal bij het realiseren van een goede en toekomstbestendige oplossing.
Voor Dynatos zijn flexibiliteit en gemak de argumenten om te integreren met uw backoffice-systeem. Met Dynatos kunt u out-of-the-box op verschillende manieren integreren:

  • Door webdiensten
  • Via gegevensinvoer & conversie
  • Een virtuele printen
  • Met een slimme robot

Wettelijke vereisten

Vanwege landspecifieke wetgeving zien we een toenemende vraag naar E-facturatie. Bijvoorbeeld het recente mandaat voor E-facturatie dat is vrijgegeven in Italië. Het is niet onwaarschijnlijk dat de wetgeving voor E-Facturatie ook in de nabije toekomst in uw land zal veranderen. Daarnaast vereist het opslaan van E-facturatie documenten ook juridische archiefoplossingen.

Met een digitaal archief kunt u inkomende en uitgaande documenten met de daarbij horende gegevens beheren en archiveren in een gestructureerde omgeving. Dit archief is getoetst aan de wetgeving voor juridische archivering van facturen.

Alle documenten (bijvoorbeeld PDF, XML en EDI) worden automatisch opgeslagen in het archief, samen met de metagegevens voor eenvoudige raadpleging en toegang. Het juridische archief is toegankelijk via een webportaal dat is uitgerust met geavanceerde zoekfunctionaliteiten.

PEPPOL-Access-Point-Dynatos

Dynatos is een gecertificeerde aanbieder van het PEPPOL-toegangspunt.

cycle-icon
Automatisch levenscyclusbeheer

De levenscyclus van documenten wordt automatisch beheerd. Afhankelijk van het documenttype kunt u zelf de bewaartermijn in het systeem bepalen (bijvoorbeeld 7, 10 of 20 jaar).

lock-icon
Beveiliging naar bedrijfsstandaarden

Documenten worden beveiligd in het archief door een hash-ondertekeningsalgoritme. Via de systeemrapportage van een document kan integriteit en authenticiteit worden aangetoond.

speed-icon
Snel opgehaald

Uitgebreide zoekfuncties maken het mogelijk om elk document in een mum van tijd op te halen, zolang u over de benodigde toegangsrechten beschikt.

share-icon
Eenvoudig delen

Via beveiligde koppelingen kunnen documenten en hun bijlagen gemakkelijk worden gedeeld met externe personen.

correct-icon
Meer dan alleen facturen

Het archief kan voor alle documenten worden gebruikt, ongeacht hun grootte of bestandstype.

Toekomstbestendig

Bent u klaar voor de toekomst als u naar uw facturatie-processen kijkt? Door te kiezen voor een Dynatos E-facturatie-oplossing bent u klaar voor de toekomst. Omdat er geen noodzakelijke terugkerende investeringen zijn, is het zowel toekomstbestendig als kostenefficiënt.

Kostenbesparingen met E-Facturatie

Zoals eerder aangegeven, blijkt dat het verwerken van elektronische of E-facturen, in plaats van papieren of PDF-gebaseerde varianten, een directe besparing oplevert. Stelt u zich eens voor wat u kunt besparen op de indirecte kosten en wat dit u en uw organisatie oplevert aan tijd en energie. Er kunnen vier verschillende manieren van potentiële besparingen worden gedefinieerd:

1#

Besparingen op de kosten, die nodig zijn om facturen per post te verzenden, zoals afdrukproducten, infrastructuurkosten en arbeidskosten die nodig zijn om een factuur gereed te maken voor verzending.

2#

Besparingen op kosten om onbetaalde facturen op te volgen, om herinneringen te sturen of om facturen naar incassobureaus te sturen.

3#

(Indirecte) besparingen zijn het resultaat van een beter formaat en eenvoudigere factuurverzending en leiden tot een efficiëntere opvolging van betalingen, waarmee de klant kan worden gestimuleerd door een snellere betaling. Bijvoorbeeld het automatisch opmaken en verzenden van facturen met betalingsreferentie en betalingskortingen bij eerder betalen, het verzenden van bijlagen en levering naar platforms waar het mogelijk is om facturen onmiddellijk te betalen.

4#

Besparingen op archiveringskosten door E-archivering in plaats van het archiveren van papieren facturen.

Groene oplossing

Organisaties kunnen miljoenen dollars besparen en de impact op het milieu beperken als het gebruik van papier wordt verminderd. Stel je een wereld voor met papierloze facturatie. Het heeft zeker een effect op de huidige milieu-ontwikkelingen. Draag uw steentje bij door E-invoicing te gebruiken in plaats van een papieren oplossing.

icon-tree

Meer weten over onze E-invoicing oplossingen?

Menu