Het Antwerps Sportpaleis

Overzicht en controle voor het Antwerps Sportpaleis

Turbulente tijden
In 2007 opende als onderdeel het Antwerps Sportpaleis de Lotto Arena haar deuren, een klein kopie van het Sportpaleis. In de jaren daarop volgden er overnames van onder andere de Stadsschouwburg Antwerpen, Grenslandhallen Hasselt, Capitole Gent en het Vorst Nationaal.

Dit betekende een enorme verandering voor zowel de gehele organisatie als de medewerkers van de crediteurenadministratie, waar de jaarlijks 10k inkomende facturen nog met de hand werden verwerkt. Tom Vleminckx, werkzaam op de afdeling boekhouding bij het Antwerps Sportpaleis: De facturenstroom is door alle ontwikkelingen gigantisch uitgebreid en dit was waarneembaar op al onze locaties. Facturen kwamen binnen maar bleven liggen op de locaties. Facturen werden dubbel betaald of juist helemaal vergeten. We kregen aanmaningen binnen van facturen die we kwijt waren en ga zo maar verder. Dit was dan ook het moment waarop het voor ons noodzaak begon te worden om hier controle over te krijgen.

Een nieuw proces
Op zoek naar een strakke oplossing voor de inkomende facturen begon het Antwerps Sportpaleis met een oriëntatie op de markt van documentautomatisering. Via Dynatos, reseller van Lexmark, kwam het Antwerps Sportpaleis in aanraking met de softwareoplossingen van Lexmark. Dynatos stelde ReadSoft Online voor, een oplossing voor factuurverwerking in de cloud. Het boekhoudpakket van Kluwer was al reeds in gebruik bij de organisatie, één van de selectiecriteria was dan ook een naadloze koppeling tussen het boekhoudpakket en de factuurverwerkingsoplossing. Diverse factoren overtuigden de organisatie ervan om te kiezen voor de software van ReadSoft, waaronder de mogelijkheid om de software te koppelen aan het boekhoudpakket, de betaalbaarheid en de work ow die ReadSoft Online bevat voor het goedkeuringsproces van facturen.

Resultaat
Momenteel komt ongeveer 60% per post binnen en 40% per e-mail. Op onze to-do list staat echter om onze leveranciers steeds meer te bewegen naar het versturen van facturen per e-mail, dit zal het gehele proces nog efficiënter maken. Momenteel komen al deze facturen binnen bij één centraal persoon die is gevestigd op de locatie bij het Antwerps Sportpaleis. Komen er toch facturen binnen op andere locaties, dan worden deze doorgestuurd via de scanner of e-mail. Deze persoon beoordeelt naar welke andere persoon deze factuur moet en zodoende gaat de goedkeuringsworkflow van ReadSoft Online van start. Deze work ow hebben wij overigens redelijk eenvoudig ingericht, je kunt het natuurlijk veel complexer en ingewikkelder maken maar voor ons was het op deze manier het prettigst. Facturen worden na ontvangst nu gemiddeld binnen twee weken betaald.

ReadSoft Online heeft meerdere voordelen voor ons. Het programma is stabiel en als er zich een probleem voordoet dan is er een snelle support tot onze beschikking. Daarnaast zijn de status updates van facturen die wij dagelijks per e-mail ontvangen erg fijn, zo weten we precies wat er nog gedaan moet worden in het factuurverwerkingsproces. Bovendien kunnen wij zelf bepalen welke personen geautoriseerd zijn voor de verschillende type facturen. Als tip zou ik wel willen meegeven om iemand van IT te betrekken bij het opstarten van een project voor automatische factuurverwerking, het is handig om deze kennis aanwezig te hebben vervolgt Vleminckx. Onze afdeling is blij dat we van het papieren werk af zijn. Ik zou de software zeker aanbevelen voor met name organisaties met vestigingen op meerdere locaties.

Aanleiding
  • Stijging van het aantal inkomende facturen
  • Tijdrovende administratieve verwerking documenten
  • ontbreken van uniforme procedures
  • Gebrek aan inzicht, overzicht en controle
Aanpak en oplossing
  • Implementatie ReadSoft Online voor het scannen, herkennen, controleren en goedkeuren van facturen
  • Implementatie van ReadSoft en boekhoudsysteem Kluwer
  • Integratie ReadSoft met boekhoudsysteem Kluwer
Resultaten
  • Goedkeuringsproces is gestroomlijnd en versneld
  • Alle factuurinformatie toegankelijk in ReadSoft online voor geautoriseerd personen
  • Betalingstermijnen worden voldaan
  • Meer procesmatige en organisatorische transparantie
  • Minder handmatige handelingen, minder fouten

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?

Menu